Texto de los defectos con que se califican las cuentas anuales presentadas para su depósito en este Registro:
Antes de presentar unas cuentas para su depósito en el Registro puede revisar este apartado para asegurarse que sus cuentas anuales no serán calificadas con defectos, evitando así retrasos en su depósito, el pago de la calificación negativa y las colas que su gestión ocasiona. Marcado en verde están los comentarios del Registro que pueden ayudarle a subsanar el defecto si sus cuentas ya han sido calificadas con defectos.
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No constan las cuentas en los impresos normalizados obligatorios. los impresos presentados deben coincidir con los modelos publicados en el BOE tanto en el contenido como en el tamaño. Dichos documentos son tratados informáticamente, en especial por el Banco de España, en base a los formatos, en cuanto a casillas y espacios, por lo que no pueden ser modificados en cuanto a su formato y no podrán ser aceptados por el Registro, aunque el contenido sea el mismo.
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Falta/n documento/s: exigibles en todas las cuentas: () Certificación Acuerdo Junta; () Solicitud de presentación; () Hoja de identificación; () Balance; () Cuenta de pérdidas y ganancias; () Estado de cambios en el patrimonio neto; () Memoria; () Modelo de autocartera o informe sobre acciones/participaciones propias; () Declaración medioambiental; exigibles además en las normales u ordinarias: () Informe de auditoria; () Informe de gestión; () Estados de flujo de efectivo. El Registro le indica el o los documentos que faltan con una x entre los paréntesis.
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La intensidad con que se han impreso los documentos es insuficiente y no permite su tratamiento digital. Todos los depósitos de cuentas se almacenan en el Registro en formato digital (incluso los presentados en formato papel). La intensidad de la impresión debe ser la adecuada para su digitalización.
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En los impresos contables debe constar la contabilidad comparada con el ejercicio anterior.
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Deben coincidir en el balance el total general del activo con el total general del pasivo.
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La certificación del acuerdo de aprobación debe ser expedida por el órgano de administración inscrito y vigente. (art. 366, 1-2º y 109 R.R.M.). falta previa inscripción del certificante. Puede consultar on-line los administradores de la Sociedad en el apartado “Notas del Registro Mercantil” en el lateral de esta web.
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La certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas por la junta, debe reunir todos los requisitos del art. 112 R.M.M. En el apartado “Impresos/Depósito de cuentas” tiene plantillas de certificación con los requisitos exigidos.
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Los cargos de los administradores que certifican están caducados. Falta previa inscripción. Debe presentar simultáneamente la escritura de reelección y las cuentas anuales en el Registro.
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Los cargo/s de los administradores que certifican no constan inscrito/s. Falta previa inscripción. Debe presentar simultáneamente la escritura de nombramiento y las cuentas anuales en el Registro.
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Debe constar en la certificación si las cuentas han sido formuladas de forma normal, abreviada o PYME, expresando, en tal caso, la causa. (art. 366.1.2ª del R.M.M.)
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Debe constar en la certificación que las cuentas y, en su caso, el informe de gestión están firmados por todos los administradores, o si faltare la firma de alguna de ellos, se señalará esta circunstancia en la certificación, con expresa indicación de la causa. (art. 366.1.2ª del R.R.M.)
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El ejemplar de las cuentas anuales, debe estar debidamente identificado en la certificación. (art. 366.1.3ª del R.R.M.)
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Adjuntar publicaciones de la convocatoria o acreditar haber efectuado la convocatoria de conformidad con los estatutos sociales. (arts. 366, 1, 2º, 112, 2 y 97,1,2º R.R.M.). Si las cuentas se presentan en formato digital o por vía telemática las publicaciones deben formar parte del depósito digital (no pueden presentarse en formato papel).
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Falta indicar el quórum de asistencia y la mayoría de votación de la junta en Sociedad Anónima; y la mayoría de votación de la junta en Sociedad Limitada, en relación al total capital social. (arts. 366, 1, 2º y 112 R.R.M.).
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Indicar en la certificación el modo y la fecha de aprobación del acta. (arts. 366, 1, 2º y 97.1.8º R.R.M.)
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Debe presentarse certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas. esta certificación podrá incluirse en aquella que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado ( art. 366, 1º,7ª del R.R.M.). En el apartado “Impresos/Depósito de cuentas” tiene plantillas de certificación con los requisitos exigidos.
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Auditor no inscrito o caducado. Falta previa inscripción. Debe presentar simultáneamente la escritura de reelección o nombramiento y las cuentas anuales en el Registro.
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En la certificación de la junta de aprobación de cuentas debe especificarse que las cuentas anuales se han presentado en formato digital o por vía telemática, e identificarse/reproducirse la huella digital que genera el archivo informático. La huella digital debe coincidir con la que consta en la certificación de la huella digital.
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Los documentos presentados corresponden a distintos modelos sin respetar la unidad de formato que, según el modelo de formulación exige la orden jus/206/2009 de 28 de enero (BOE. num 35 de 10 de febrero). Todos los documentos que se presentan para su depósito deben corresponder al mismo formato escogido para la llevanza de la contabilidad: todos PYME, todos Abreviado o todos Ordinario/normal.
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No se puede acceder a la información del soporte digital. Debe imprimirse correctamente el código de barras en la certificación de la firma digital. Debe constar el código de barras representativo de la huella digital. No es suficiente que sólo conste la serie alfanumérica.
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La huella digital calculada del archivo informático del depósito presentado en soporte digital o por vía telemática no se corresponde con la que consta en la certificación de huella digital que se acompaña.
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En la certificación falta el acuerdo de la aplicación del resultado. (art. 366, 1.2º R.R.M.)
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La certificación de la huella digital tiene que ir firmada por el/los administrador/es. Las mismas firmas que constan en la certificación de aprobación de cuentas.
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La junta no fue debidamente convocada. Entre la fecha de los anuncios y la fecha de celebración de la junta debe haber transcurrido un mes.
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Algunos sectores del soporte informático son defectuosos y no puede procesarse el depósito digital. Sustituya el disquete/cd o déle formato de nuevo y copie otra vez el depósito digital.
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En la certificación de acuerdos de la junta debe constar la fecha y modo de convocatoria de la junta, quedando cumplimentado en la Sociedad Limitada de las siguientes formas: -o bien, la manifestación del certificante de que la convocatoria de la junta se ha efectuado en la forma y con el plazo de antelación previsto en los estatutos; -o bien, especificando la forma y fecha de la convocatoria, que deberá coincidir con la establecida en los estatutos.
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Aunque la sociedad no tiene inscrito auditor de cuentas anuales alguno, ni con carácter forzoso, ni con carácter voluntario, al acompañarse informe de auditoria, debe así manifestarse en la certificación de acuerdos, haciéndose constar expresamente su carácter de voluntario, y efectuándose la manifestación exigida por el art. 366, 7º, de que las cuentas que se presentan para su depósito se corresponden con la auditadas.
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Figurando inscrito un auditor de cuentas de la sociedad para el ejercicio social a que corresponden las presentadas, han de completarse con el informe del mismo (art. 366.1.5º R.R.M.), y efectuarse en la certificación de la junta la manifestación exigida por el art. 366.1.7º del mismo R.R.M.). En base a la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 26 de enero de 2011 (No publicada en el BOE), hay un cambio de criterio sobre la exigencia de presentar en unión de las cuentas anuales el informe de auditoria, que a partir de ahora será en todos los casos en que la Sociedad tenga un auditor inscrito, independientemente de que su nombramiento sea con carácter voluntario (por la junta o por el órgano de administración), obligatorio (art. 265.1 de la L.S.C.) o a petición de un socio minoritario (art. 265.2 L.S.C.).
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Falta hacer constar las mayorías con las que se adoptaron los acuerdos ( art. 97.1.7º y 112 R.R.M.)
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Conforme a la disposición transitoria tercera del real decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, ha de constar en la memoria el balance y cuenta de perdidas y ganancias del ejercicio anterior para justificar que la sociedad puede formularlas conforme al plan contable de las pymes. Esta circunstancia sólo es de aplicación para las cuentas del primer ejercicio del nuevo plan contable. En el segundo ejercicio ya deberá constar la comparación en los balances.
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Existe contradicción entre la certificación de aprobación de las cuentas y estas en los relativo a la forma en que se formularon –normal, abreviada o pymes- por lo que no pueden considerarse identificadas a los efectos del art, 366.1.3º del R.R.M.
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Si los documentos se presentan en formato abreviado, la memoria debe presentarse en formato abreviado. en la orden 206/2009 que aprueba los modelos aparecen perfectamente diferenciados tres tipos de modelos: normal, abreviado y pymes, y en el encabezamiento de cada uno -balance, cuenta, estado de cambios en el patrimonio-, se identifican como pertenecientes a uno de los modelos. incluso los documentos que son idénticos: hoja de características, informe sobre acciones/participaciones propias, informe medioambiental, se repite para cada modelo, como propio de él. parece, por tanto, que todos los documentos de un modelo, sea normal, abreviado o pymes deben ser los que corresponden al mismo, sin que puedan mezclarse unos con otros. si las cuentas de las pymes tienen una información diferente que las que se formulen en modelo abreviado, parece que la memoria deberá ser la que corresponda al modelo, pues de lo contrario difícilmente puede servir para explicar unas cuentas que recogen partidas distintas a aquellas sobre las que se ha de informar.
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Si los documentos se presentan en formato pyme, la memoria debe presentarse en formato pyme. en la orden 206/2009 que aprueba los modelos aparecen perfectamente diferenciados tres tipos de modelos: normal, abreviado y pymes, y en el encabezamiento de cada uno -balance, cuenta, estado de cambios en el patrimonio-, se identifican como pertenecientes a uno de los modelos. incluso los documentos que son idénticos: hoja de características, informe sobre acciones/participaciones propias, informe medioambiental, se repite para cada modelo, como propio de él. parece, por tanto, que todos los documentos de un modelo, sea normal, abreviado o pymes deben ser los que corresponden al mismo, sin que puedan mezclarse unos con otros. si las cuentas de las pymes tienen una información diferente que las que se formulen en modelo abreviado, parece que la memoria deberá ser la que corresponda al modelo, pues de lo contrario difícilmente puede servir para explicar unas cuentas que recogen partidas distintas a aquellas sobre las que se ha de informar.
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En el documento "solicitud de presentación" no consta la firma del presentante. Dicho documento debe ir debidamente suscrito por la persona que aparece como presentante del mismo.
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Los documentos presentados no se corresponden con los identificados en el documento "solicitud de presentación". No cabe marcar que se presentan los documentos en un determinado formato (por ejemplo PYME) y luego presentarlos en otro formato (por ejemplo ABREVIADO).
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De conformidad con el articulo 2, del R.D. 1515/2007, de 16 de noviembre, solo podrán acogerse al P.G.C PYME y formular cuentas en dicho formato, aquellas sociedades/empresas que reúnan dos de los requisitos del citado artículo durante dos años consecutivos.
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En la cuentas presentadas bien en soporte digital, bien por vía telemática: de conformidad con el anexo II, al que se remite el articulo 2 de la orden jus/206/2009, de 28 de enero, todos los ficheros que constituyen las cuentas anuales a presentar para su deposito deben estar incluidos en el fichero .zip, es decir, deberán estar incluidos: instancia, hoja de datos generales de identificación, cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo, y memoria), declaración medioambiental y documento de información sobre acciones o participaciones propias; los que no tienen un formato normalizado y que solo son obligatorios en los supuestos específicos: los informes de gestión y auditoría, la certificación SICAV, los anuncios de convocatoria y otros documentos; y aquellos que pese a existir modelos normalizados y ser obligatorio su contenido en todos los casos, el presentante ha elegido no expresar la información incluida en los mismos en lenguaje estándar xbrl ó xml, como es la memoria. En estos casos, los únicos documentos que pueden presentarse en formato papel son: la certificación acreditativa de la aprobación de las cuentas, acompañada de la certificación de la huella digital generada, que, en el caso de presentación vía telemática y cuando la persona o personas legitimadas para certificar de la aprobación de las cuentas dispongan de firma electrónica reconocida también podrá remitirse en el fichero comprimido .zip.
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